Playbook de 1:1 - Astella Matrix

1 - INTRODUÇÃO

Uma das principais interações entre líderes e liderados são conversas apenas entre líder e 1 liderado, com duração de 30 a 60 minutos, realizadas semanal ou quinzenalmente, as chamadas 1:1s.

Confeccionamos este playbook para nos ajudar a fazer desses encontros momentos prósperos e produtivos.

Se líder e liderado organizarem direitinho a pauta da reunião, provavelmente eles economizarão muito tempo, pois trocarão várias interações síncronas ou assíncronas “picadas” ao longo das semanas que causam interrupção na concentração por uma conversa fluida que orienta, direciona, alinha, engaja e desenvolve. Na Astella nós temos a expectativa que essas reuniões sejam boas fontes de alinhamento, resultados e desenvolvimento.

É importante ressaltar que, apesar de não haver a necessidade de serem muito formais, essas conversas também não são bate-papos. A intenção é resolver um ponto importante, aumentar a proximidade, alinhar expectativas e gerar resultados e, para conseguirmos isso, precisamos preparar a 1:1 e estar presente de cabeça e coração durante a interação.

O conteúdo das reuniões de 1:1 normalmente são temas relacionados ao dia a dia de trabalho:

Batida das entregas;
Acompanhamento das dificuldades, mapeamento dos obstáculos, pedidos de ajuda;
Feedback sobre comportamento (tanto top down como bottom up);
Alinhamento de expectativas;
Criação de “cola” entre líder e liderado através de conversas mais intimistas;
Acompanhamento da qualidade da relação entre líder e liderado;
Acompanhamento da saúde emocional do liderado; e
Conversa sobre engajamento do colaborador com a posição e com a empresa.

Na 1:1 o liderado tem a possibilidade de se sentir ouvido, dá a oportunidade do colaborador ter um momento único e exclusivo com a sua liderança para falar de si e sobre o que espera para a sua carreira e momento atual no trabalho. Esse é um momento relevante para o líder, conforme a confiança e aliança forem crescendo, mais o liderado se sentirá à vontade para contar coisas que não gostariam que todos da empresa soubessem, como suas vulnerabilidades, receios, anseios, logo, é fundamental que a liderança questione o que pode ser compartilhado e o que deve ser tratado como conteúdo confidencial.

1.1 Vantagens de fazer 1:1

A principal delas é trazer previsibilidade para líder e liderado, se fizermos 1:1s frequentes, mesmo com a velocidade das mudanças que temos passado, não existirão grandes surpresas no conteúdo da conversa e isso traz tranquilidade e confiança. Mas também existem outros benefícios:

Melhorar fluxo de informações na empresa;
Mais engajamento entre os colaboradores;
Esforços sendo direcionados na direção que a companhia precisa;
Mais confiança entre líder e liderado;
Oportunidade de solucionar problemas de maneira mais rápida;
Crescimento para o colaborador; e
Oportunidade de desenvolvimento para você.

2 - DINÂMICA DA 1:1

2.1 Conteúdo

A 1:1 é uma ferramenta flexível e pode ser utilizada para resolver diversos tipos de situações.

Recomendamos que a sugestão de pauta desta reunião venha do liderado e que o líder incremente com os tópicos pertinentes para aquela semana ou quinzena.

Quando os liderados estão em estágio de carreira inicial ou estão em rampeamento na função, este momento pode servir como acompanhamento “mais de perto”, saber de forma mais detalhada o que foi e o que não foi feito, além de planejar as próximas tarefas e o desenvolvimento do profissional. Mas o mais comum é que as 1:1s sejam conversas mais zoom out, não sirvam como momentos de “treinamento” apesar de serem momentos de orientação e tira-dúvidas.

No caso de uma 1:1 com um profissional já mais experiente e/ou com tempo de casa, provavelmente líder e liderado usarão menos tempo falando sobre detalhes das entregas e planejamento, tratarão de assuntos mais táticos, atualização de projetos e repriorização.

Sabemos que alguns líderes e liderados possuem um perfil mais introvertido, precisam de mais tempo para se abrir e conectar emocionalmente. Nossa orientação nesse caso é: respeite o estilo, compartilhe a maneira que você prefere que a reunião aconteça, crie elo de confiança a partir de interações empáticas e combinem um formato que seja adequado aos dois.

2.2 Principais temas tratados na 1:1

PERFORMANCE‍

Liderado compartilhará as entregas e resultados alcançados, dificuldades enfrentadas, gargalos existentes.

Líder deve reconhecer positivamente o avanço e com uma abordagem provocativa explorar, juntamente com o liderado, possibilidades de resolver dificuldades e gargalos.

Em algumas reuniões pode ser que se fale mais sobre as entregas que devem acontecer na semana subsequente, em outras reuniões a 1:1 pode focar mais sobre o que ocorreu nas semanas anteriores. Sem problemas. O importante é que sempre se encerre a conversa com clareza do prazo para as entregas e com alinhamento dos papéis e responsabilidades para que o resultado aconteça, tanto o que líder deve fazer, como liderado.

CARREIRA

Por mais que tenhamos um cronograma com momentos específicos para falarmos sobre próximos passos na carreira e salário, pode ser que o colaborador sinta necessidade de abordar esse tema durante as 1:1s corriqueiras. Pode isso, Arnaldo? Pode, sim.

Sabemos que temas como possibilidades de crescimento e desenvolvimento de carreira são sensíveis. A melhor maneira de abordá-los é com clareza, objetividade e transparência - de ambos os lados.

Líder tem o papel de ouvir atentamente, de fazer perguntas curiosas para entender expectativas e anseios, alinhar o que acha viável e o que não consegue ser respondido no momento, combinando um prazo para resposta.

Liderado tem o papel de trazer o assunto após ter refletido, ter clareza de qual é seu pedido/expectativa, de se colocar de forma propositiva.

AMBIENTE DE TRABALHO

As conversas de 1:1s também podem ter uma pauta de “parada para reflexão”, líder e liderado podem conversar sobre como o colaborador está se sentindo com relação à empresa, ao time, a pares e à vida, de forma geral.

Abordar estas questões pode ajudar o líder a dar mais um check para “sentir” a temperatura do clima e ambiente de trabalho do seu time, principalmente quando trocam percepções sobre a interação entre o liderado e seus colegas.

FEEDBACK

É comum que líder e liderado se organizem para trocar feedbacks durante a 1:1, seja sobre o que pode ser melhorado e/ou deve ser mantido. É uma boa prática, pois garante que a conversa de feedback vai ser feita com tempo para ser aprofundada na medida necessária.

2.3 Registro

É muito importante que as principais pautas tratadas e os combinados feitos na 1:1s sejam anotados, ficará mais fácil dar continuidade na conversa na próxima 1:1. Os combinados de metas servem tanto para o líder como para o liderado.

Existem várias HRTechs que podem ajudar na organização dos registros e que permitem que líder e liderado compartilhem as anotações. Isso aumenta o alinhamento.

3 - DICAS

3.1 Aos líderes

DISCIPLINA: Agende as 1:1s e cumpra-as;
DIÁLOGOS: Divida o ar;
PRESENÇA: Esteja de corpo, mente e alma;
CLAREZA POR PASSOS: Responsabilize e responsabilize-se;
PRODUTIVIDADE: Aproveite o tempo;

15 Minutos: assuntos trazidos pelos seu liderado;
15 Minutos: assuntos trazidos por você;
10 Minutos: tempo livre para debater progressos, temas que surjam durante a reunião;
10 Minutos: fazer planos e acordar acompanhamento.

3.2 Aos liderados

DISCIPLINA: Não deixe seu líder cancelar a 1:1, proponha outra data. Antes postergar do que não fazer;
DIÁLOGOS: Posicione-se, compartilhe seus pensamentos, sentimentos e dúvidas;
CLAREZA POR PASSOS: Garanta que entendeu os próximos passos;
PRODUTIVIDADE: Prepare-se, tenha clareza de quais são os temas que precisa que sejam abordados, quais os outputs necessários e o que pode ser realinhado;

4 - DIFICULDADES MAIS COMUNS

a) Pegar tração: realizar as 1:1s nas datas marcadas sem se deixar engolir pelo urgente/rotina e realizar a 1:1.

Como enfrentar: estabeleçam uma meta de número de 1:1s a serem realizadas no mês. É comum darmos prioridade para as atividades com as quais nos comprometemos “formal e publicamente”.

b) Conversas difíceis/sensíveis: pode acontecer que o conteúdo da 1:1 tome um rumo onde temas mais sensíveis precisarão ser tratados, como algo relacionado a vida pessoal, uma sinalização mais evidente de que há um descontentamento com relação às entregas, perspectivas ou comportamento do colaborador/líder, por exemplo.

Como enfrentar: Uma conversa difícil na verdade são 3 conversas em 1:

1 - A conversa “O que aconteceu/está acontecendo”: como você percebe a situação? O que você acha que sabe sobre o ponto de vista da pessoa? Qual o impacto da situação em você?

2 - A conversa “Os sentimentos”: i) entenda o que você está sentindo, pergunte-se “que pacote de emoções estou sentindo? ii) Rastreie-as.

3 - A conversa “Identidade”: como esta situação te ameaça ou tem o potencial de te abalar?

Mantenha-se focado nos seus objetivos com a conversa. Abra a conversa descrevendo o ocorrido como se fosse alguém de fora vendo a situação, sem julgamentos ou adjetivos. Explore a sua versão dos fatos e a versão da outra pessoa: realmente escute e faça perguntas para entender. Encontrem soluções que atendam às principais preocupações de ambos os lados

c) Deixar a conversa fluida: profissionais com estilo mais reservado e objetivo podem criar momentos de silêncio durante as 1:1s, aquela sensação de que a dupla está sem assunto, sabe?

Como enfrentar: deixamos algumas perguntas separadas por dimensão que podem te ajudar nessas 1:1s.

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SOBRE O LIDERADO:

Você está feliz?
Você está feliz trabalhando aqui?
Você está contente com suas contribuições recentes?
Me fale uma coisa que te faria curtir mais seu trabalho.
Quem são seus melhores amigos aqui no trabalho?
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SOBRE A EMPRESA

O que está funcionando bem aqui na empresa?
O que não está funcionando bem aqui na empresa?
Que oportunidades estamos perdendo no mercado?
O que seríamos loucos se não fizéssemos para melhorar nossa empresa nos próximos meses?
Se você fosse CEO, o que mudaria por aqui?
Se você fosse eu, o que mudaria por aqui?
Há algum aspecto da nossa cultura (valores, comportamentos, especificidades) que você gostaria de mudar?
Quais aspectos da nossa cultura (valores, comportamentos, especificidades) você adora?
Você sente que está fazendo aquilo que faz de melhor aqui?
Você sente que está sendo "bem utilizado" em relação ao seu potencial aqui?
O que te faria sair daqui para aceitar um emprego em outro lugar?
O que você acha que são as perspectivas de longo prazo da nossa empresa?
Qual o problema número 1 da nossa empresa?
Com que frequência você acha que as reuniões aqui são produtivas?
Com que frequência você acha que as reuniões aqui são improdutivas?

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SOBRE O TIME

Como você se sente em relação ao time?
Como você descreveria nosso time: mais colaborativo ou mais competitivo?
Você sente que suas ideias estão sendo ouvidas?
O que você acha que deveríamos mudar sobre como nosso time trabalha junto?
O que faz uma pessoa ser um bom fit no nosso time?
O que faz uma pessoa não ser um bom fit no nosso time?

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SOBRE VOCÊ, LÍDER

O que eu poderia fazer para facilitar sua vida?
O que você acha do meu estilo de liderança?
O que você mudaria sobre meu estilo de liderança?
O que eu poderia fazer pra fazer seu trabalho mais divertido?
O que eu poderia fazer pra te apoiar mais?
O que você não conhece de mim que gostaria de conhecer?

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SOBRE A CARREIRA & DESENVOLVIMENTO

Há algum projeto ou iniciativa na empresa de que você gostaria de participar/que você gostaria de liderar se pudesse?
Em que área do seu trabalho você gostaria de se especializar, seja concentrando suas experiências ou recebendo treinamento formal?
Como eu poderia te ajudar hoje a caminhar em direção a esses objetivos?
Quem você admira aqui na empresa? Como essa pessoa poderia te ajudar?
Você se sente desafiado no trabalho?
Você está aprendendo coisas novas no trabalho?
Em que área você gostaria de ser melhor para aumentar sua produtividade/resultados nas suas responsabilidades atuais?
Com quem você gostaria de aprender aqui? Sobre o que?
Como você prefere receber feedbacks?
Você acha que está recebendo feedbacks de maneira suficiente? E com qualidade?
Como você prefere que eu te direcione? De maneira mais próxima ou mais distante? Mais específica ou mais genérica?

5 - REFERÊNCIAS

https://resultadosdigitais.com.br/marketing/reuniao-one-on-one/

https://www.feedz.com.br/blog/one-on-one/

https://hbr.org/2022/11/make-the-most-of-your-one-on-one-meetings/

https://jasonevanish.com/2014/05/29/101-questions-to-ask-in-1-on-1s/

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